En estos días muchas empresas tratan de gestionar su carga de trabajo con menos recursos, ya que los efectos de la incertidumbre en el mercado les ha obligado a reducir su plantilla operativa. La preocupación de los gestores de flota sobre cómo mejorar su eficacia y calidad de servicio al cliente les obliga a utilizar servicios como telefonía móvil para contactar con sus vehículos para gestionar el día a día en sus labores operativas.
Sin embargo, existen fórmulas que por mucho menos de lo que estas gestiones telefónicas suponen se puede llevar una gestión integral de la operatividad de la flota, permitiendo la racionalización en el uso de los recursos y la optimización de los mismos, aumentando en todo caso su rendimiento y mejorando la calidad de servicio al cliente.
La automatización de este proceso mediante sistemas de gestión de flotas permite al gestor de flota controlar de forma mas sencilla a vehículos y conductores, a sus clientes la posibilidad de ver el estado de sus envíos o recibir un aviso cuando el vehículo de reparto esté a punto de llegar a su destino. El ahorro en combustible, desgaste mecánico, costes operativos de los vehículos y trabajadores mediante un mejor uso del tiempo son factores que también se ven beneficiados.
¿Por qué invertir en sistemas tecnológicos destinados al aumento de la productividad es un factor tan importante en tiempos de incertidumbre?
Cuando la economía y el mercado están en máximos, las empresas no toman precauciones para cuando se producen ajustes y los efectos de una crisis se dejan ver en la demanda. Es en estos tiempos difíciles cuando las decisiones operativas adoptan un mayor protagonismo, ya el ambiente obliga a realizar ajustes en los recursos operativos, ajustándose a la demanda.
Sin embargo, la política del tijeretazo directo no es una solución acertada, ya que no se lleva a cabo con datos sobre la usabilidad de recursos, sólo mediante al análisis de costes y beneficios.
En el caso de las compañias de transporte, muy castigadas por los efectos de la crisis, el disponer de un integrado sistema de gestión de tareas, seguimiento de vehículos y asignación de rutas permite a estas empresas gestionar al detalle y con el máximo rendimiento los recursos disponibles a su alcance, recibiendo información de las deficiencias de cara a resolverlas de una forma efectiva. Muchas empresas lo saben, y es por esto que este tipo de sistemas, que no requieren inversión alguna en complicados y costosos programas de gestión, disponibles por una sola cuota mensual, permiten externalizar el proceso de gestión y manejar los costes eficientemente.
Sin embargo, hay empresas, grandes y pequeñas, que en estos tiempos de la tecnología móvil aún siguen embarrados en farragosos procedimientos de gestión de tareas y papeleos. La tecnología de hoy en día permite la gestion en tiempo real; la suma de las comunicaciones móviles, Internet y los procesos de fabricación de hardware hacen el resto.
El futuro aún se presenta algo borroso, siendo dificil adivinar cuando se producirá la recuperación del mercado. Sin embargo, lo que es de un claro cristalino es que aquellas flotas que apliquen metodos para optimizar sus recursos y la gestión de tareas estarán mejor posicionados en la vuelta a la normalidad.
Estos sistemas ahorran miles, millones de euros, con un retorno de inversión inmediato en lo operativo y lo económico. La gestión de recursos móviles ( GRM ) permite analizar en minutos lo que antes llevaba horas.
Gracias al ahorro en combustible mediante la optimización de rutas y asignación de tareas a los vehículos más convenientes en cada situación, el número de trayectos también se verá reducido, de manera que se podría hablar de un ahorro medio de costes operativos de flota del 35%.
La gran mayoría de las ofertas disponibles en el mercado implican desembolsos considerables en equipamiento informático y dispositivos de localización, licencias de uso y costes de comunicaciones, software de gestión y servidores dedicados...etc.
Con NAVDOM todo esto no es necesario; por el coste de una cuota mensual, desde 12 euros (iva no incluído), podrá empezar a optimizar sus recursos con el líder en gestión de servicios de movilidad, con presencia en 26 países y con la confianza de miles de clientes que ahorran cada día, que toman ventaja sobre la competencia y que estarán en primera fila cuando la tormenta desaparezca.
El objetivo perseguido por los gestores de flotas es para todos el mismo, un término que define y marca las pautas a la hora de tomar la decisión de implementar en la empresa un sistema de localización por gps: OPTIMIZACIÓN.
El diccionario define optimizar como "Buscar la mejor manera de realizar una actividad". Ese debe ser el objetivo a alcanzar en la selección de un sistema de gestión adecuado.
Cuando en la actividad empresarial los vehículos forman la parte más activa de ésta, la mejora de los procesos pasa por disponer de información en tiempo real del vehículo y su entorno, tales como estado del mismo, conductor asociado, estado del vehículo..., de manera que toda esta información permita una actuación, incluso inmediata, sobre cualquier elemento de la flota.
El mercado es exigente, competitivo, de manera que cada día es más importante disponer de herramientas que permitan gestionar de una forma más eficiente los recursos a nuestro alcance, aumentando nuestra eficacia y a un menor coste operativo.
Mejorar la relación con el cliente, la calidad de su servicio, aumentar su satisfacción e incrementar la motivación de sus empleados, y por tanto, su eficiencia operativa, son algunos de los beneficios que un sistema de gestión adecuado le proporcionará.
No se trata de instalar un dispositivo de localización GPS que nos informe en todo momento de donde se encuentra el vehículo; la optimización de este proceso pasa por una completa integración de toda la información en el proceso productivo y su aplicación real al negocio.
El avance de la tecnología en este sentido juega un papel vital en este mercado; la revolución de Internet, las comunicaciones móviles y los avances en diseño de estructuras hardware permiten hoy dar servicios que hace 15 años eran inimaginables. No es que la gestion de flotas sea algo nuevo que se acabe de inventar, si bien hoy se trata de un servicio ajustado a la demanda de información de cada cliente, permitiendo una gestión real de todo el proceso productivo. Hoy se han automatizado gracias a estos sistemas tareas que antes dependían de la pericia o memoria del conductor, haciendo que éste fuese imprescindible en la realización de determinadas tareas.
Hoy en día la situación es diferente ya que el mercado está adoptando esta tecnología a sus procesos productivos como ya lo hiciesen hace años con otras tecnologías móviles. Es indiscutible cuanto han revolucionado las telefonía móvil e Internet los procesos operativos de muchas actividades empresariales. En 10 años todos los vehículos de empresa dispondrán de sistemas de seguimiento, encaminados a la gestión empresarial y a la seguridad del mismo.
De todas las ofertas disponibles en el mercado, hay que saber que muchas se limitan a ofrecer seguimiento y localización, sin un valor añadido. No conocer parámetros como tiempos de descanso, excesos de velocidad, consumos de combustible, tiempos al ralentí, accesos a clientes con duración de visitas y detalles de cumplimiento de horarios...etc, hace del sistema algo completamente inútil. Localizar y optimizar deben ir unidos, para que invertir y ahorrar sean términos enlazados.
El mercado de optimización de flotas tiene un largo recorrido, ya que sus aplicaciones en mercados verticales son muy amplias:
- DISTRIBUCIÓN
Permite realizar una trazabilidad y seguimiento de la mercancía. Es por definición el sector que más se beneficia de la utilización de esta tecnología, por el dinamismo de su actividad. El cumplimiento de horarios pasa por la correcta utilización de recursos, la optimización de rutas y el respeto de los intervalos de descanso. De igual manera, el seguimiento de paquetes y mercancías permite analizar la trazabilidad de los mismos y verificar desde el punto de vista de calidad y seguridad el proceso completo de trabajo.
- TRANSPORTE: Conocer los recorridos y paradas, si se respetan o no las no
rmas de circulación o tiempso de descanso reglados. Cuando la seguridad o la rapidez toman el protagonismo, detectar las desviaciones de ruta, paradas no autorizadas o incluso la apertura de los compartimentos de carga en puntos u horas no autorizadas, permiten lleva un control preciso sobre la actividad del mismo, pudiendo incluso sugerirle rutas alternativas desde la misma aplicación de localización para asignarle un nuevo punto de paso en su camino.
- SEGURIDAD y 
EMERGENCIAS: Conocer la ubicación de un vehículo y poder parametrizar la ruta óptima para una atención más eficiente. Aquí la rapidez es el factor clave, de manera que disponer de información en tiempo real permite llegar antes.
- SEGUROS: la adopción del sistema de "Pago por uso" permite asegurar los riesgos basados en el uso real del vehículo, tanto en tiempo como en forma. No parece tener sentido que dos usuarios de la misma edad y experiencia, e incluso con el mismo vehículo, paguen lo mismo cuando uno utiliza el coche todos los días y realiza 30.000 km al año que otro que sólo lo usa los fines de semana y cubre una distancia anual de 10.000 km; en este sentido, las pólizas adscritas a este sistema, gracias a los sistemas de monitorización instalados en el vehículo pueden conocer los datos que permitan personalizar la prima en base al riesgo real.
- RENTING & LEASING: El sistema permite advertir de cuando es requerida una revisión, bien por la distancia recorrida o por las horas de funcionamiento. Un adecuado mantenimiento de los vehículos permitrá a la empresa de renting reducir los costos relacionados con averías por fallos en el cumplimiento de los intervalos de servicio, pudiendo reclamar al cliente en caso de ser el responsable unilateral de estos incumplimientos.
Los requisitos básicos que un sistema de localización ha de cumplir son:
- Proporcionar un gráfico de seguimiento de los vehículos sobre un mapa
- Permitir acceder al histórico de rutas- Habilitar al usuario para la obtención de informes de paradas, entradas y salidas a zonas marcadas, distancias, horas de funcionamiento, descansos, excesos de velocidad
Además, un sistema de alertas en tiempo real ante excepciones predefinidas por el usuario ( excesos de velocidad, paradas, entradas o salidas a zonas ) mediante SMS o E-MAIL permite una gestión inmediata de cualquier excepción a una norma que se haya transgredido, y se hará en tiempo real.
La información de partida en todos es la misma, y es la ubicación y recorridos de los vehículos...en la gestión de esa información y la forma de presentarla a usuario está la diferencia. Es ahí donde puede equivocarse en su elección, no consiguiendo el objetivo marcado, la OPTIMIZACIÓN.
E
n resumen, cuando se consigue una reducción de costes y una mejora en los procesos productivos de cara a incrementar la calidad de servicio, el objetivo está cumplido. La infrautilización de recursos o el exceso de consumo de combustible pueden tener un impacto muy considerable sobre la cuenta de resultados.
De poco sirve disponer de toda la información si después no se adecúan los procesos operativos en función de este flujo de datos. Es necesario llevar a cabo un análisis de su negocio a cargo de un experto que sepa identificar los costes a reducir y los beneficios que un sistema de gestión de flotas le darán a su negocio; una vez identificados, realice una prueba con varios vehículos y analice los resultados para contrastar el impacto obtenido.
Busque un socio tecnológico de reputada experiencia, que se ajuste a sus necesidades y que pueda acreditar su valía con una solución implantada en el mercado, con suficientes argumentos técnicos y operativos para proporcionarle una herramienta que le permita ponerse al día en gestión de procesos.
Hoy en día no se requieren grandes inversiones en este campo para disponer de la última tecnología al servicio de su empresa.
En NAVDOM disp
onemos de recursos y contamos con la experiencia y confianza que nos dan nuestros clientes y el hecho de que nuestro sistema esté implantado en 26 países.
